一、工作分析的前提条件

企业里有关组织结构已确定，并具有相对稳定性；在组织结构基础上，工作流程及部门责任已确定；因此，在进行工作分析前，首先要进行组织机构调整和部门责任和部门职位的确定。

二、工作分析的三个阶段

(一) 准备阶段

1、建立工作小组，并制定工作分析计划

建立工作分析小组。小组成员通常由分析专家构成。所谓分析专家，是指具有分析专长，并对组织结构及组织内各项工作有明确概念的人员。一旦小组成员确定之后，赋予他们进行分析活动的权限，以保证分析工作的协调和顺利进行。

如果企业内部没有工作分析方面的专家，最好从外部聘请有关专业人事作为工作小组顾问。工作分析涉及企业内所有部门，只有得到各部门充分重视和支持才能顺利完成任务。所以最好建立由最高领导牵头，各部门主要领导参与的领导小组，在领导小组下再设具体操作的工作小组。工作小组由人力资源部部分成员及各主要部门人员组成。工作分析实施计划的制定，应根据公司需要、任务量。

2、明确工作分析的总目标、总任务。根据总目标、总任务，对企业现状进行初步了解，掌握各种数据和资料。

3、明确工作分析的目的。有了明确的目的，才能正确确定分析的范围、对象和内容，规定分析的方式、方法，并弄清应当收集什么资料，到哪儿去收集，用什么方法去收集。

4、明确分析对象。为保证分析结果的正确性，应该选择有代表性、典型性的工作。

5、建立良好的工作关系。为了搞好工作分析，还应做好员工的心理准备工作，建立起友好的合作关系。

(二) 调查阶段

分析人员应制定工作分析的时间计划进度表，以保证这项工作能够按部就班的进行调查。同时搜集有关职位的相关信息。这一阶段包括以下几项内容：

1、选择信息来源。信息主要来源于：工作执行者本人、管理监督者、顾客、分析专家、职业名称辞典以及以往的分析资料。

2、选择收集信息的方法和系统。信息收集的方法和分析信息适用的系统由工作分析人员根据企业的实际需要灵活运用。

3、调查方法及工具

目前企业采纳最多的是：将问卷调查法和访谈法结合起来使用。这主要是因为这两种方法实施程序较简单，并可在短期内得到所需信息。调查问卷的选择和修改问卷调查法在西方发达国家已发展成为一套完备的系统。

问卷调查内容主要有：1.本职位设置的目的是什么？2.按顺序列举说明本职位的工作责任及其重要性。每日必做的以及完成此任务花费时间的百分比。一定时期必做的工作以及完成该任务的时间百分比。偶尔要做的工作以及完成该任务的时间百分比。3.对于本职的工作来说，哪些教育或知识是必须的？4.本职位要求任职者具备哪些经验？哪些经验是必须的？如：需要3－5年的相关工作期或在职培训期等。5.任职者负担的管理职责有哪些？每项工作所花费时间的百分比是多少？6.本职位的工作者有哪些联系？在描述这些联系时，要考虑这些联系是怎样建立的？在部门内部还是部门外部?联系次数是否频繁？联系中包括信息搜集判断，还是仅仅作为一种服务形式？哪些联系对部门有用？7.本职位需要接受哪些监督和管理？接受的程度如何？如在职者的工作简单重复进行，工作处于明确、具体的指导下；任职者可以自主地确定工作目标，绩效标准只需与他人协商即可，不需征得上级同意。8.任职者独立决策的权限与范围有多大？他作出的决定是否要他人审核？如果要，那么由谁审核？9.最容易犯的错误有哪些？10.任职者是否要对一些数据加以保密?11.描述工作顺利进行时必需的生理条件，物理条件。12.心理方面要求？13.所使用的机器或设备。14.补充说明。

4、工作分析小组操作程序的培训

由专家对工作分析的特点进行讲解；引导和控制进行统一规定；并对有疑义的地方进行讨论。问卷调查方法一定要让受调查者明确调查目的，让他们放心地反映真实情况；避免对受调查者施加压力。在填写问卷前要与受调查者建立良好合作关系，以获得他们的支持。这要求主持人热情、耐心、细致地回答和解释受测者所提出的问题。由于问卷较长，受调查者在填写过程中会出现烦躁情绪，容身影响认真作答。访谈分为三类：对每个员工进行个人访谈；对做同种工作的员工群体进行访谈；对完全了解被分析工作的主管人员进行访谈。

(三) 分析阶段

工作分析就是审查、分析企业某个工作有关的信息的过程。也就是说，该阶段包括信息的整理、审查、分析三个相关活动，是整个工作分析过程的主要部分。

1、工作名称，该名称必须明确，使人看到工作名称，就可以大致了解工作内容。

2、编制，同一工作所聘用工作人员的数目和性别，应予以记录。

3、部门，是显示工作所在的单位及其上下左右的关系，也就是说明工作的组织位置。

4、职责，就是这项工作的权限和责任有多大。

5、知识技能，是为圆满完成某项工作，工作人员应具备的实际知识。这种知识应包括任用后为执行其工作任务所需获得的知识，以及任用前已具备的知识。

6、素质要求，智力要求指在执行过程中所需运用的智力，包括判断、决策、警觉、主动、积极、反应、适应等。

7、职务说明书的编写

（1）小组对问卷和访谈结果进行总体统计、审核、评估，针对同一职位但回答差异很大的项目进行商议，以取得统一意见。

（2）由工作小组全体成员讨论制定职务说明书的编写规范。如按行政和业务分类展开工作职责和内容；

（3）职务说明书的编写最好在一个固定的办公地点由小组成员统一进行，以便于及时沟通。

（4）每个成员侧重编写本部门或个人最为熟悉的职务说明书；一个部门完成后再进行下一个部门。

（5）定期、定时进行全组成员沟通，以便及时纠正偏差。

（6）每个成员在编写过程中要及时与相应部门主管及相应职位工作执行人进行沟通，使职务说明书尽可能与职位的实际情况。

（7）调查完一个部门之后，职务说明书的编写便可开始；同时再对另一个部门展开调查。

三、总结与修改

工作小组对完成的职务说明书进行审核、汇总后向领导小组汇报。如有必要做个别修正和调整。最后对说明书进行编辑存档，以备后用。随着工作性质、任务等方面的变化，工作说明书应及时进行修改，以保证其较强的应用性。工作分析是一项技术性很强的工作，需要做周密的准备。同时还需具有与人力资源管理活动相匹配的科学的、合理的操作程序。