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HR:想避免劳动纠纷?这九份文件请存档!

发布人:市场部    发布日期:2017-10-20 10:13:24.0


HR:想避免劳动纠纷?这九份文件请存档!

众所周知,员工离职是雇员和雇主之间结束雇佣关系,员工离开原公司的行为。员工离职是企业里员工流动的一种重要的方式,员工流动对于企业人力资源的合理配置具有极其重要作用。但与此同时,不容否认的是,在老员工离职以及新员工入职的整个过程之中,涉及到了方方面面的法律知识,企业和离职员工在这一过程中出现劳动纠纷的例子更是枚不胜举!为了降低员工离职风险,避免劳动纠纷,HR们,以下这九份必备的证明文件,您可千万记得妥善保管哟!


1

劳动合同


在现代企业管理中,劳动合同的重要性不言而喻,它是雇员与雇主间劳动关系的最有力证明。依照《劳动合同法》的规定,合同主要内容应包括用人单位的名称、住所和法定代表人或主要负责人;劳动者姓名、住址、居民身份证或其他有效身份证件号码;劳动合同期限工作内容和工作地点;工作时间和休息休假;劳动报酬;社会保险;劳动保护、劳动条件和职业危害防护以及法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项等。HR部门应当结合企业的用工特点,在劳动合同中对相关事项做出尽量详细的约定。



2

职工名册


依据《劳动合同法》第七条规定:“用人单位应建立职工名册备查”;与此同时,《实施条例》还对这一条文作出补充:“用人单位违反劳动合同法有关建立职工名册规定的,由劳动行政部门责令限期改正;逾期不改,由劳动行政部门处2000元以上2万元以下罚款”。一般来说,职工名册应包含劳动者姓名、性别、公民身份号码、户籍地址及现住址、联系方式、用工形式、用工起始时间、劳动合同期限等事项。综合来说,企业必备职工名册,既可以在产生劳动争议时作为有力的证据,也可以避免不必要的行政罚款!


3

劳动合同签收单


依据《劳动合同法》第八十一条的规定:“用人单位提供的劳动合同文本未载明本法规定的劳动合同必备条款或者用人单位未将劳动合同文本交付劳动者的,由劳动行政部门责令改正;给劳动者造成损害的,应当承担赔偿责任”。由此可见,如果企业与劳动者仅仅签订劳动合同,而没有送达劳动者,同样面临着不必要的赔偿风险!


4

职位告知书


依据《劳动合同法》第八条的规定:“用人单位招用劳动者时,应当如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬,以及劳动者要求了解的其他情况”。对于用人单位来说,如实告知劳动者职位情况属其主动义务。但是在实践中,用人单位有时会忽视这一主动告知义务,从而发生因“欺诈”而导致劳动合同无效并赔偿劳动者损失的劳动纠纷。



5

劳动合同变更协议书


依据《劳动合同法》第三十五条的规定:“用人单位与劳动者协商一致,可以变更劳动合同约定的内容。变更劳动合同,应当采用书面形式”。劳动合同发生变更后,其效力等同于劳动合同。因此,我国法律规定劳动合同的变更必须采用书面形式。一般来说,协议书中的内容应当包含用人单位基本情况、劳动者基本情况、原劳动合同基本情况、具体变更内容、变更日期等事项并且经由双方签字盖章。


6

解除、终止劳动合同通知书


解除、终止劳动合同是结束劳动者与用人单位之间关系的唯一途径,同时,解除、终止劳动合同的具体时间也是计算工资、加班费、经济补偿金数额的重要依据。一般来说,解除合同的内容应当包括劳动者名称、解除或终止劳动合同的原因、解除或终止劳动合同的日期、交接手续办理的流程和时限等事项,并且经由用人单位盖章与劳动者签收!



7

解除、终止劳动合同的证明


依据我国《劳动合同法》第五十条的规定:“用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明,并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续”;第八十九条也规定:“用人单位违反本法规定未向劳动者出具解除或者终止劳动合同的书面证明,由劳动行政部门责令改正;给劳动者造成损害的,应承担赔偿责任”。因此,在员工离职时,企业应当出具相关证明,写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限等,避免相关法律风险。


8

加班申请书


依据我国《劳动合同法》第三十一条的规定:“用人单位应当严格执行劳动定额标准,不得强迫或者变相强迫劳动者加班。用人单位安排加班的,应当按照国家有关规定向劳动者支付加班费”;第八十五条中亦规定:“用人单位安排加班不支付加班费的,由劳动行政部门责令限期支付劳动报酬、加班费或者经济补偿”。众所周知,不论是对于企业还是员工,加班费的支付一直是个敏感问题。而加班时间的多少则是计算加班费的重要根据,因此,一份将员工加班情况书面化记录,并且证明劳动者同意加班的材料是很重要的!



9

劳动合同续签意向书


依据我国《劳动合同法》第四十六条的规定:“除用人单位维持或者提高劳动合同约定条件续订劳动合同,劳动者不同意续订的情形外,依照本法第四十四条第一项规定终止固定期限劳动合同的,用人单位应当向劳动者支付经济补偿”。由此可见,劳动合同期满后企业的续订条件以及劳动者的续订意向是判断用人单位是否要支付经济补偿的重要标准,而一份书面的文件则能够真实地反映双方的意向,对日后不必要的劳动纠纷进行避免!



以上九份必备文件,HR们都记住了吗?只有对这些文件做好存档,才能在企业发生劳资纠纷时作证明之用!不过,HR可别以为有了这九份文件就万事大吉!每个企业HR都应根据自身不同的状况制定出专用的规章制度,并加以妥善保存。例如,某些企业还需与劳动者签订保密协议、竞业禁止合同、服务期协议等,这些文件也是必须保存好的!



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